Un recueil des demandes qui pose vos questions dès le premier appel
Masheev répond aux nouvelles demandes par téléphone, par SMS et par chat web, pose les questions de recueil que vous définissez et remet à votre équipe un résumé écrit : la première conversation avec un prospect commence donc avec les faits déjà sur la page.
Dès $18/mois pour toute votre équipe après l’essai. Carte requise. Aucun débit si vous annulez sous 14 jours. Disponible pour les entreprises au Royaume-Uni et aux États-Unis.
- Configuration guidée
- Places illimitées
- À partir de $18/mois
Une nouvelle cliente, fiche remplie pendant l’appel
- Nom
- Anna K.
- Numéro de rappel
- Pris
- Département
- Pris
- Type de dossier
- Garde d’enfants
- Date d’audience déjà fixée
- Dans neuf jours
- Comment elle a connu le cabinet
- Par recommandation
- Signalement
- Délai serré : à l’avocat en premier
Les mêmes questions, à chaque fois.
Audience dans neuf jours. Signalée en premier.
Exemple illustratif
Un mardi à 18 h 20, quelqu’un appelle un petit cabinet de droit de la famille au sujet d’une affaire de garde d’enfant. Avec le message d’accueil écrit par le cabinet, Masheev dit qu’il est un assistant IA et qu’il ne peut pas donner de conseil juridique, puis pose les questions de recueil du cabinet : nom, numéro de rappel, comté, type d’affaire, existence d’une date d’audience, et comment la personne a connu le cabinet. L’appelant mentionne une audience dans neuf jours, ce qui correspond à la règle du cabinet pour les affaires urgentes dans le temps : la demande est donc signalée à l’avocat et une consultation est réservée pour mercredi à 9 h 30 via le calendrier connecté. L’avocat lit le résumé avant le rendez-vous au lieu de partir d’une page blanche.
Qu’est-ce qu’un service de permanence pour le recueil des demandes ?
Un service de permanence pour le recueil des demandes répond aux demandes de clients potentiels et recueille les informations dont une entreprise a besoin avant de pouvoir répondre correctement : qui appelle, ce dont la personne a besoin, quand et où.
Lire la réponse complète
La qualification des demandes est le même processus avec un filtre. Les réponses sont comparées aux critères que l’entreprise a fixés, pour que l’équipe sache quelles demandes rappeler en premier et lesquelles sortent de son domaine.
Masheev pose les questions de recueil que vous écrivez, dans l’ordre que vous fixez, sur les appels téléphoniques, les SMS et le chat web. Il enregistre les réponses, oriente la demande selon les règles que vous définissez, et passe le relais avec une transcription et un résumé écrit. Avec un calendrier connecté ou un outil de réservation pris en charge, il peut aussi réserver la consultation. Il se contente de recueillir et d’enregistrer des informations : il ne donne aucun conseil juridique, médical ou financier, ne décide pas si une personne est admissible ou a une affaire, et n’accepte pas un client en votre nom. Ces décisions restent les vôtres.
Où cela aide
Les situations pour lesquelles c’est configuré. Tout le reste est transmis à votre équipe.
Un prospect remplit le formulaire web à 18 h, est rappelé l’après-midi suivant, et les deux parties s’échangent des messages vocaux pendant une journée.
La personne qui répond au téléphone pose des questions différentes à chaque fois, donc les notes de recueil manquent du détail dont la personne suivante a besoin.
Un collaborateur senior passe les dix premières minutes de chaque consultation à recueillir des bases qui auraient pu être rassemblées avant.
Les demandes que l’entreprise ne traite pas prennent autant de temps au téléphone que celles qu’elle traite, car personne ne l’apprend avant le rappel.
Ce que fait Masheev
Configuré selon vos horaires, vos services et vos règles.
Pose les questions que vous définissez
Vous écrivez le script de recueil : coordonnées, nature de la demande, délais, lieu, et tout ce qui est propre à votre domaine. Masheev les pose sur le ton de la conversation.
Enregistre les réponses de façon homogène
Chaque demande est transcrite et résumée selon la même structure : votre équipe lit les mêmes champs à chaque fois au lieu de déchiffrer des notes.
Oriente selon vos critères
Des règles d’acheminement envoient les demandes à la bonne équipe ou à la bonne personne d’après ce qui a été dit, comme le type de service ou la zone, et signalent celles que vous classez comme urgentes.
Dit clairement quand vous ne pouvez pas aider
Si une demande sort des services ou des zones que vous listez, Masheev le dit avec vos mots, pour qu’aucune des deux parties n’attende un rappel qui ne mène nulle part.
Réserve la consultation
Avec un calendrier connecté ou un outil de réservation pris en charge, le prospect termine l’appel avec un créneau. Sans cela, ses horaires préférés sont transmis à votre équipe.
Couvre le téléphone, les SMS et le chat web
Les mêmes questions de recueil s’appliquent sur chaque canal du lancement et arrivent dans une seule boîte de réception partagée : une demande par chat web est aussi complète qu’un appel téléphonique.
Comment le mettre en place
Le temps de mise en place dépend de votre opérateur téléphonique et de la configuration. Testez avant toute mise en service.
Rédigez vos questions de recueil
Partez de ce que votre équipe demande lors d’un bon premier appel. Limitez-vous à ce qu’il vous faut avant un rappel. Les recueils courts sont plus souvent menés à terme que les longs.
Définissez ce que vous prenez et ce que vous ne prenez pas
Listez vos services et vos zones d’intervention, ainsi que la formulation à employer quand une demande en sort. Ajoutez toute mention que l’appelant doit entendre.
Fixez l’acheminement et l’étape suivante
Décidez qui reçoit chaque type de demande et si l’étape suivante est une consultation réservée, un rappel ou une alerte urgente à votre équipe.
Testez avec des exemples réels
Faites passer quelques demandes passées par la ligne, dont une que vous auriez déclinée. Vérifiez que les résumés contiennent ce dont votre équipe a besoin.
Recueil des demandes par IA ou formulaire web et rappel
| Fonctionnalité | Masheev | Formulaire web et rappel |
|---|---|---|
| Prospects qui appellent au lieu de remplir un formulaire | Recueil terminé pendant l’appel | Message vocal ou la personne qui est libre |
| Questions complémentaires selon les réponses | Oui, dans le cadre de votre script | Champs fixes seulement |
| Rapidité de la première réponse | Pendant la conversation | Quand quelqu’un est libre pour rappeler |
| Consultation réservée dès le premier contact | Avec un calendrier connecté ou un outil de réservation | Après le rappel |
| Demandes hors périmètre | Le prospect en est informé, avec vos mots | Découvertes lors du rappel |
| Décide de l’admissibilité ou donne des conseils | Non | Non |
| Coût | À partir de $18/mois plus l’usage | Faible, plus le temps de rappel du personnel |
Ce qu’il ne fait pas
Les limites, énoncées clairement, pour que vous décidiez ce qui reste confié à une personne.
Il ne donne aucun conseil juridique, médical ou financier, et il ne dit pas à un appelant s’il est admissible, s’il a une affaire ou s’il est couvert. Il enregistre des réponses que votre équipe évalue.
Il traite les demandes entrantes. Il ne passe pas d’appels sortants aux prospects et ne mène pas de campagnes de relance.
Nous ne faisons aucune déclaration de conformité ou de certification. Si votre recueil porte sur des informations réglementées ou sensibles, décidez de ce qu’une IA peut recueillir et de ce qui doit attendre une personne.
Les appelants en détresse, ou dans une situation que votre script n’a pas prévue, doivent joindre une personne. Rédigez une règle de relais pour ces cas.
Questions fréquentes
Qu’est-ce que le recueil des demandes clients ?
Le recueil des demandes clients est la première conversation structurée avec un client potentiel, où une entreprise recueille les coordonnées et les faits dont elle a besoin pour décider comment répondre. Bien fait, il permet que la première conversation du professionnel commence avec les bases déjà connues.
L’IA peut-elle qualifier des prospects au téléphone ?
Elle peut poser vos questions de qualification et enregistrer les réponses, puis orienter la demande selon les règles que vous fixez, comme le type de service ou le lieu. Masheev ne décide pas s’il faut prendre un client. Il donne à votre équipe des informations homogènes pour qu’elle décide vite.
Quelles questions un appel de recueil doit-il poser ?
Celles dont votre équipe a besoin avant un rappel utile : nom et coordonnées, ce dont la personne a besoin, délais et échéances, lieu, et comment elle vous a trouvé. Restez bref. Vous pouvez toujours recueillir davantage lors de la consultation.
Donnera-t-elle des conseils aux appelants sur leur situation ?
Non. Masheev répond aux questions factuelles sur votre entreprise, comme les services, les honoraires que vous publiez et les horaires, et recueille les informations de la demande. Vous lui demandez de refuser les questions de conseil et de les transmettre à votre équipe, et vous contrôlez la formulation qu’il emploie dans ce cas.
Où vont les réponses du recueil ?
Dans la boîte de réception partagée, sous forme de transcription et de résumé écrit joints à la conversation, avec l’enregistrement de l’appel. Toute votre équipe peut les voir, et le nombre de places est illimité.
Convient-il aux cabinets d’avocats et aux autres services professionnels ?
Oui, pour l’étape de recueil. Il convient à toute entreprise où un premier appel suit un schéma : cabinets d’avocats, équipes immobilières, entrepreneurs, agences et cabinets de conseil. Le jugement professionnel qui suit le recueil reste à votre personnel.
Pour continuer
- Réceptionniste IA pour cabinets d’avocatsDes appels de recueil sans interrompre le travail sur les dossiers
- Réceptionniste IA pour l’immobilierLes demandes d’acheteurs et de vendeurs pendant que vous faites visiter
- Prise de rendez-vousRéservez la consultation pendant le même appel
- Service client IATéléphone, SMS et chat web dans une seule boîte de réception
- Scripts d’accueil téléphoniqueDes scripts à adapter pour le recueil
- TarifsOffres et tarifs d’usage publiés
Retournez au travail qui est devant vous
Appels et messages courants traités aux heures que vous définissez, avec une personne chaque fois que vos règles l’exigent. À partir de $18/mois.
Lance votre essai. Nous lisons votre site et préparons votre réceptionniste, et rien n’est en ligne sans votre accord. Dès $18/mois pour toute votre équipe après l’essai. Carte requise. Aucun débit si vous annulez sous 14 jours. Disponible pour les entreprises au Royaume-Uni et aux États-Unis.