Une réceptionniste virtuelle pour petite entreprise, animée par l’IA
Masheev répond à vos appels, à vos SMS et à votre chat web, traite les demandes courantes avec vos propres informations et transmet le reste à votre équipe avec un résumé écrit. C’est un logiciel, pas un service avec du personnel, et cette page est claire sur ce que cela signifie.
Dès $18/mois pour toute votre équipe après l’essai. Carte requise. Aucun débit si vous annulez sous 14 jours. Disponible pour les entreprises au Royaume-Uni et aux États-Unis.
- Configuration guidée
- Places illimitées
- À partir de $18/mois
Un accueil, un lundi
Préparez-vous les déclarations des propriétaires bailleurs ?
Réponse d’après votre base de connaissancesUn appel de présentation pour mercredi à 15 h
RéservéUn client existant demande son comptable par son nom
Transmis, avec une noteRésumé de la matinée
Dans votre boîte de réception
Un accueil sans comptoir.
Un cabinet comptable de trois personnes transfère sa ligne principale vers Masheev. Un lundi à 10 h 05, un appelant demande si le cabinet prépare les déclarations des propriétaires de biens locatifs et quels sont les honoraires ; Masheev répond à partir de la base de connaissances et réserve un appel de présentation pour mercredi à 15 h via le calendrier connecté. À 10 h 40, un client existant appelle, contrarié par un courrier de l’administration fiscale, et demande son comptable par son nom. Masheev n’essaie pas de résoudre le problème : il note les détails et passe le relais avec un résumé, et le comptable rappelle à 11 h 15 en sachant déjà ce que dit le courrier.
Qu’est-ce qu’une réceptionniste virtuelle ?
Une réceptionniste virtuelle répond au téléphone d’une entreprise sans être assise à son accueil.
Lire la réponse complète
Le terme recouvre deux choses différentes. Un service de réceptionnistes virtuelles humaines emploie des réceptionnistes à distance qui répondent au nom de votre entreprise, prennent des messages et transfèrent les appels. Une réceptionniste virtuelle IA est un logiciel qui répond lui-même au téléphone, s’appuie sur les informations de votre entreprise pour répondre et passe les conversations à votre équipe quand c’est nécessaire.
Masheev est le second type, et il place l’IA d’abord : l’IA répond, votre propre équipe prend n’importe quelle conversation depuis la boîte de réception partagée, et Masheev apprend de la façon dont elle la résout. Il ne fournit pas de réceptionnistes de son côté. Il répond aux appels téléphoniques, aux SMS et au chat web dans une seule boîte de réception partagée pendant les heures que vous configurez, répond à partir de vos horaires, de vos services, de vos tarifs et de vos règles, réserve via un calendrier connecté ou un outil de réservation pris en charge, et passe le relais à votre équipe avec tout le contexte quand vos règles le prévoient. Il convient bien aux appels courants et répétitifs. Un service humain est le meilleur choix quand la plupart de vos appels demandent de l’empathie, du pouvoir de persuasion ou du jugement dès la première seconde.
Où cela aide
Les situations pour lesquelles c’est configuré. Tout le reste est transmis à votre équipe.
Le dirigeant est la réceptionniste, et chaque appel interrompt le travail pour lequel les clients paient réellement.
Recruter quelqu’un à temps plein à l’accueil dépasse ce que justifie le volume d’appels, mais une boîte vocale ne suffit pas non plus.
Les appels, les SMS et les messages du site arrivent à trois endroits différents, et chacun est consulté quand quelqu’un y pense.
Les cinq mêmes questions, sur les horaires, les tarifs, le lieu, la disponibilité et la réservation, occupent l’essentiel du temps au téléphone.
Ce que fait Masheev
Configuré selon vos horaires, vos services et vos règles.
Répond au nom de votre entreprise
Par défaut, Masheev commence chaque appel en précisant qu’il s’agit d’un assistant IA, puis diffuse le message d’accueil que vous avez écrit. L’agent a pour consigne de confirmer qu’il est une IA chaque fois qu’on le lui demande. Les appelants qui demandent une personne sont passés à votre équipe.
Connaît votre entreprise
Il répond à partir de la base de connaissances que vous fournissez : horaires, services, tarifs et règles. Quand la réponse n’y figure pas, il le dit et prend un message.
Réserve, déplace et annule
La planification passe par un calendrier connecté ou un outil de réservation pris en charge. Sans rien de connecté, il note la demande pour votre équipe.
Passe le relais avec le contexte
Vos règles d’acheminement décident quelles conversations vont à quelle équipe. Chaque relais s’accompagne d’un résumé écrit, et pour les appels urgents, votre équipe reçoit une notification dans l’application Masheev et sur le web.
Une seule boîte de réception pour le téléphone, les SMS et le chat web
Les trois canaux du lancement arrivent dans une boîte de réception partagée avec transcriptions, résumés et enregistrements d’appels, visibles de toute votre équipe.
Un prix pensé pour une petite équipe
Starter coûte $18/mois avec $7 d’usage et un numéro de téléphone. Le nombre de places est illimité : ajouter un collègue à la boîte de réception ne change pas la facture.
Comment le mettre en place
Le temps de mise en place dépend de votre opérateur téléphonique et de la configuration. Testez avant toute mise en service.
Transférez votre numéro ou ajoutez-en un nouveau
Gardez votre numéro d’entreprise actuel et transférez-le : en permanence, quand il est occupé ou quand il reste sans réponse, selon votre opérateur. Ou ajoutez un nouveau numéro.
Apprenez-lui votre entreprise
Saisissez vos horaires, vos services, vos tarifs et vos règles. Commencez par les questions auxquelles vous répondez le plus souvent au téléphone.
Rédigez le message d’accueil et les règles de relais
Décidez comment il se présente, ce qu’il peut réserver, quels appels sont signalés comme urgents et qui, dans votre équipe, reçoit quels relais.
Testez, puis activez
Appelez-le vous-même avec vos questions les plus courantes et une question délicate. Ajustez les connaissances et les règles, puis lancez-le pour les heures que vous choisissez.
Réceptionniste virtuelle IA ou service de réceptionnistes virtuelles humaines
| Fonctionnalité | Masheev | Service de réceptionnistes virtuelles humaines |
|---|---|---|
| Qui répond | L’IA d’abord, votre propre équipe prend le relais | Des réceptionnistes humaines formées |
| Empathie et jugement sur les appels difficiles | Limités, passe le relais à votre équipe | Un vrai point fort |
| Répond à des questions détaillées sur votre entreprise | À partir de votre base de connaissances | Variable selon le script dont elles disposent |
| Réserve dans votre calendrier | Avec un calendrier connecté ou un outil de réservation | Variable selon le service |
| SMS et chat web dans la même boîte de réception | Oui | Généralement le téléphone seulement |
| Tarifs | À partir de $18/mois plus l’usage mesuré | Généralement des forfaits mensuels de minutes ou d’appels |
| Heures de couverture | Les heures que vous configurez, même tarif à toute heure | Variable, les heures de fermeture coûtent souvent plus cher |
Ce qu’il ne fait pas
Les limites, énoncées clairement, pour que vous décidiez ce qui reste confié à une personne.
Masheev ne fournit pas de réceptionnistes. L’IA répond en premier, et une personne intervient quand votre équipe prend le relais ou quand il passe la main à votre propre équipe.
Si vos appelants sont souvent en détresse, âgés et mal à l’aise avec l’automatisation, ou attendent une relation dès le premier bonjour, un service humain leur conviendra mieux.
Il ne passe pas d’appels sortants, n’encaisse pas de paiements et n’accueille pas les visiteurs à un accueil physique.
Il ne sait que ce que vous lui dites. Un prix ou une règle périmé dans la base de connaissances sera répété aux appelants jusqu’à ce que vous le corrigiez.
Questions fréquentes
Combien coûte une réceptionniste virtuelle pour une petite entreprise ?
Les services de réceptionnistes virtuelles humaines vendent généralement des forfaits mensuels de minutes ou d’appels, et les prix varient largement : comparez donc bien les conditions. L’offre Starter de Masheev coûte $18/mois avec $7 d’usage et un numéro de téléphone inclus, la voix à $0.30 par minute, des places illimitées et un essai Starter de 14 jours. Growth coûte $126/mois avec $26 d’usage et deux numéros.
Masheev est-il une vraie personne ou une IA ?
L’IA d’abord, et votre propre équipe prend le relais quand c’est nécessaire. Masheev ne fournit pas de réceptionnistes de son côté. Par défaut, chaque appel commence par préciser qu’il s’agit d’un assistant IA, avant votre message d’accueil, et l’agent a pour consigne de le dire chaque fois qu’on le lui demande. L’UE exige cette information, et plusieurs États américains ont leurs propres règles. Il passe la conversation à votre propre équipe quand un appelant a besoin d’une personne ou que vos règles en exigent une.
Que peut faire une réceptionniste virtuelle IA ?
Répondre aux appels, aux SMS et au chat web ; répondre aux questions à partir des informations de votre entreprise ; réserver, déplacer et annuler via un calendrier connecté ou un outil de réservation pris en charge ; prendre des messages ; et passer le relais à votre équipe avec un résumé écrit. Les appels sont transcrits, résumés et consignés.
Quand une réceptionniste virtuelle humaine est-elle le meilleur choix ?
Quand la plupart des appels sont sensibles, émotionnels ou à fort enjeu, quand vos appelants préfèrent nettement parler à une personne, ou quand la réceptionniste doit exercer un jugement que vos règles ne peuvent pas traduire. Certaines entreprises utilisent les deux : l’IA pour les appels courants et en dehors des heures d’ouverture, des personnes pour le reste.
Puis-je garder mon numéro de téléphone d’entreprise actuel ?
Oui. Vous transférez votre numéro actuel vers Masheev. Selon votre opérateur, vous pouvez transférer tous les appels, seulement ceux reçus quand la ligne est occupée, ou seulement ceux qui restent sans réponse. Vous pouvez aussi ajouter un nouveau numéro.
Combien de temps faut-il pour la configurer ?
La configuration est guidée : transférer un numéro, ajouter les informations de votre entreprise, définir des règles de relais et faire des appels de test. La durée dépend de votre opérateur et de la quantité de connaissances que vous ajoutez : nous n’annonçons donc pas de durée fixe.
Pour continuer
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Retournez au travail qui est devant vous
Appels et messages courants traités aux heures que vous définissez, avec une personne chaque fois que vos règles l’exigent. À partir de $18/mois.
Lance votre essai. Nous lisons votre site et préparons votre réceptionniste, et rien n’est en ligne sans votre accord. Dès $18/mois pour toute votre équipe après l’essai. Carte requise. Aucun débit si vous annulez sous 14 jours. Disponible pour les entreprises au Royaume-Uni et aux États-Unis.