Un service de permanence en dehors des heures d’ouverture qui suit votre protocole
Masheev répond aux appels et aux SMS qui arrivent après votre fermeture, traite les demandes courantes avec vos propres informations, signale les urgentes pour que votre équipe soit prévenue, et laisse un résumé écrit du reste pour le matin.
Dès $18/mois pour toute votre équipe après l’essai. Carte requise. Aucun débit si vous annulez sous 14 jours. Disponible pour les entreprises au Royaume-Uni et aux États-Unis.
- Configuration guidée
- Places illimitées
- À partir de $18/mois
Pendant la nuit, dans l’ordre
Horaires d’ouverture et stationnement
Réponse donnéeDe l’eau traverse un plafond, logement 5B
Urgent : votre équipe est prévenueLe loyer est dû quand ?
Réponse donnéeRésumé de la nuit
Dans votre boîte de réception
Fermez. Rentrez chez vous.
Une fuite au plafond. Signalée.
Exemple illustratif
Un samedi à 21 h 40, un locataire appelle la ligne d’un gestionnaire immobilier à cause d’une fuite d’eau au plafond. Masheev reconnaît une fuite active d’après la liste des urgences, indique à l’appelant où se trouve en général la vanne d’arrêt avec la formulation approuvée, note le logement et les détails, et signale l’appel pour que le responsable de la maintenance d’astreinte reçoive tout de suite une notification. À 22 h 15, un autre appelant demande si le bureau est ouvert lundi ; Masheev répond à partir de la base de connaissances et l’appel s’arrête là. Le lundi matin, l’équipe retrouve les deux appels dans la boîte de réception avec leurs résumés, et seul le premier demandait une personne.
Qu’est-ce qu’un service de permanence en dehors des heures d’ouverture ?
Un service de permanence en dehors des heures d’ouverture décroche les appels de votre entreprise quand personne n’est sur place : le soir, le week-end et les jours fériés.
Lire la réponse complète
Au lieu d’un message de répondeur, l’appelant tombe sur quelque chose qui peut répondre à une question, noter une demande et décider si l’affaire peut attendre le matin ou si elle exige une personne tout de suite. Le point utile, c’est le protocole : un ensemble de règles écrites qui définissent ce qui est urgent et qui reçoit l’appel.
Masheev est une réceptionniste IA qui fait cela avec un logiciel plutôt qu’avec des opérateurs. Pendant la plage horaire que vous configurez, elle répond aux appels, aux SMS et au chat web à partir des horaires, des services, des tarifs et des règles que vous lui donnez, réserve via un calendrier connecté ou un outil de réservation pris en charge, et signale les appels urgents avec les détails, pour que votre équipe reçoive une notification dans l’application Masheev et sur le web. Tout le reste attend dans une boîte de réception partagée, avec une transcription et un résumé. Elle suit votre protocole et n’en improvise pas : la qualité du traitement en dehors des heures d’ouverture dépend donc des règles que vous écrivez et testez.
Où cela aide
Les situations pour lesquelles c’est configuré. Tout le reste est transmis à votre équipe.
Un client appelle à 20 h avec une simple question sur les horaires de demain et tombe sur un message de répondeur au lieu d’une réponse.
Un appel réellement urgent arrive dans la même boîte vocale que tout le reste, et personne ne l’entend avant le matin.
Le lundi commence par une file de messages vocaux du week-end à transcrire, trier et rappeler avant même les appels de la journée.
Le dirigeant rapporte le téléphone de l’entreprise chez lui chaque soir, faute d’autre moyen de savoir quels appels comptent.
Ce que fait Masheev
Configuré selon vos horaires, vos services et vos règles.
Répond pendant la plage que vous fixez
Vous définissez les horaires en dehors des heures d’ouverture : soirs de semaine, week-ends, jours fériés ou pause déjeuner. Les appels transférés vers Masheev pendant cette plage reçoivent l’accueil que vous avez écrit.
Suit un protocole d’urgence écrit
Vous listez ce qui est urgent, par exemple une canalisation éclatée ou un locataire enfermé dehors, et ce qu’il faut dire à l’appelant. Masheev compare chaque appel à cette liste et ne donne que les consignes que vous avez approuvées.
Fait intervenir votre équipe sur les appels urgents
Quand un appel correspond à vos règles d’urgence, Masheev prend les détails et votre équipe reçoit une notification dans l’application Masheev et sur le web, avec des règles d’acheminement qui peuvent orienter différents problèmes vers différentes personnes.
Traite lui-même les appels courants
Les horaires, les itinéraires, les tarifs et les questions de règles sont traités à partir de votre base de connaissances, et ne deviennent donc pas des rappels. Si la réponse n’y figure pas, Masheev le dit et prend un message.
Réserve le prochain créneau libre
Avec un calendrier connecté ou un outil de réservation pris en charge, les appelants peuvent réserver, déplacer ou annuler la nuit. Sans cela, Masheev enregistre la demande et la transmet à votre équipe.
Laisse un résumé pour le matin, pas une file de messages vocaux
Chaque appel est transcrit, résumé et consigné dans la boîte de réception partagée. Votre équipe lit ce qui s’est passé pendant la nuit au lieu de l’écouter.
Comment le mettre en place
Le temps de mise en place dépend de votre opérateur téléphonique et de la configuration. Testez avant toute mise en service.
Définissez votre plage en dehors des heures d’ouverture
Saisissez les heures à couvrir. Ensuite, transférez votre numéro existant à la fermeture, ou transférez les appels sans réponse, selon les options que propose votre opérateur.
Rédigez la liste des urgences
Décrivez ce qui est une urgence pour votre activité, ce que l’appelant doit entendre et ce qui peut attendre. Soyez précis : l’IA applique les règles que vous lui donnez.
Désignez qui est d’astreinte
Choisissez qui, dans votre équipe, reçoit les relais urgents, et les éventuelles règles d’acheminement par type de problème. Décidez de ce qu’on dit à l’appelant sur la suite.
Testez la nuit, puis lancez
Appelez la ligne en dehors des heures d’ouverture avec une question courante, une réservation et un cas urgent. Vérifiez que le relais urgent arrive à la bonne personne et lisez les résumés avant de vous y fier.
Réponse IA en dehors des heures d’ouverture ou répondeur
| Fonctionnalité | Masheev | Répondeur en dehors des heures d’ouverture |
|---|---|---|
| L’appelant obtient une réponse à une question courante | Oui | Non |
| Appels urgents distingués des appels courants | Selon les règles que vous écrivez | Seulement quand quelqu’un écoute |
| Les appels urgents atteignent une personne la nuit | Signalés à votre équipe d’astreinte avec les détails | Non |
| Réservation après la fermeture | Avec un calendrier connecté ou un outil de réservation | Non |
| Ce que voit votre équipe le matin | Transcription et résumé écrit | Des enregistrements à écouter |
| SMS et chat web en dehors des heures d’ouverture | Oui | Non |
| Coût | À partir de $18/mois plus l’usage, même tarif à toute heure | Généralement inclus dans votre forfait téléphonique |
Ce qu’il ne fait pas
Les limites, énoncées clairement, pour que vous décidiez ce qui reste confié à une personne.
Masheev n’est pas un service d’urgence. Votre protocole doit indiquer aux appelants en situation de danger vital de raccrocher et d’appeler le numéro d’urgence local, et l’IA ne donne que les consignes que vous approuvez.
Un relais urgent n’aide que si quelqu’un de votre équipe agit. Décidez qui est d’astreinte et ce qu’on dit à l’appelant, et testez ce chemin avant de passer en production.
Elle applique votre liste d’urgences telle qu’écrite. Une situation que vous n’avez pas décrite peut être traitée comme courante : relisez donc les résumés de nuit pendant les premières semaines et resserrez les règles.
Le diagnostic, les devis pour des travaux inhabituels et les décisions de jugement demandent toujours une personne. Masheev prend les détails et les transmet.
Questions fréquentes
Comment fonctionne un service de permanence en dehors des heures d’ouverture ?
Votre numéro est transféré vers le service en dehors des heures d’ouverture. Le service décroche, détermine ce dont l’appelant a besoin, puis résout la demande, prend un message ou l’escalade. Avec Masheev, une réceptionniste IA répond à partir des informations de votre entreprise, réserve via un calendrier connecté ou un outil de réservation pris en charge, signale à votre équipe les appels qui correspondent à vos règles d’urgence, et laisse une transcription et un résumé pour tout le reste.
Combien coûte un service de permanence en dehors des heures d’ouverture ?
L’offre Starter de Masheev coûte $18/mois et comprend $7 d’usage et un numéro de téléphone. La voix est facturée au tarif publié de $0.30 par minute, et ce tarif est le même la nuit, le week-end et les jours fériés. Il n’y a aucun supplément en dehors des heures d’ouverture. Growth coûte $126/mois avec $26 d’usage et deux numéros.
Sait-elle distinguer une urgence d’un appel courant ?
Elle compare chaque appel aux situations urgentes que vous listez. Si un appelant en décrit une, Masheev applique cette règle, ce qui consiste généralement à prendre les détails pour votre personnel d’astreinte, et votre équipe reçoit une notification dans l’application Masheev et sur le web. Elle ne juge pas elle-même de ce qui est grave : la liste doit donc couvrir les situations qui comptent pour vous.
Ai-je besoin d’un nouveau numéro pour les appels en dehors des heures d’ouverture ?
Non. Vous pouvez garder votre numéro actuel et le transférer vers Masheev. Les opérateurs ne proposent pas tous la même chose : certains permettent un transfert programmé, d’autres transfèrent quand un appel reste sans réponse ou quand vous activez le transfert. Vous pouvez aussi ajouter un nouveau numéro si vous le préférez.
Que deviennent les appels qu’elle ne peut pas traiter ?
Si l’appel n’est pas urgent, Masheev note le nom de l’appelant, son numéro et ce dont il a besoin, puis transmet le tout à votre équipe avec un résumé écrit. Votre équipe le voit dans la boîte de réception partagée en commençant sa journée. Si l’appel est urgent selon vos règles, il est signalé pour que votre équipe soit prévenue tout de suite.
Couvre-t-elle uniquement les appels téléphoniques ?
Le téléphone, les SMS et le chat web sont couverts et arrivent dans une seule boîte de réception partagée. L’e-mail est inclus. WhatsApp, les messages Instagram et les réponses aux avis Google sont sur demande pour les comptes éligibles : ne comptez donc pas encore sur eux pour assurer votre couverture en dehors des heures d’ouverture.
Pour aller plus loin
- Guide du traitement des appels en dehors des heures d’ouvertureComment rédiger un protocole pour les heures de fermeture
- Service de permanence 24 h/24, 7 j/7Une couverture pour le débordement en journée comme pour les nuits
- Service de permanence IAEn quoi la réponse IA diffère de la prise de messages
- Réceptionniste IA pour plombiersLes appels d’urgence pendant que vous êtes sur un chantier
- Réceptionniste IA pour le CVCLes appels pour panne de chauffage ou de climatisation après la fermeture
- TarifsForfait fixe et tarifs d’usage publiés
Déléguez les appels courants
Appels et messages courants traités aux heures que vous définissez, avec une personne chaque fois que vos règles l’exigent. À partir de $18/mois.
Lance votre essai. Nous lisons votre site et préparons votre réceptionniste, et rien n’est en ligne sans votre accord. Dès $18/mois pour toute votre équipe après l’essai. Carte requise. Aucun débit si vous annulez sous 14 jours. Disponible pour les entreprises au Royaume-Uni et aux États-Unis.